Aplique os princípios enxutos ao ERP: elimine a superprodução (por exemplo, quantidades mínimas excessivas de pedidos), espera (logins lentos), transporte (transações manuais do tipo “sneakernet”), excesso de processamento (aprovações desnecessárias), excesso de estoque (lançamentos de lotes), movimento (terminais de chão de fábrica muito distantes) e defeitos (transações errôneas).
Validar o ROI e os benefícios – Ao selecionar seu ERP, você projetou retornos: economia de mão de obra, redução de erros, melhorias de processos. Audite essas premissas comparando as métricas planejadas com as reais (por exemplo, o número de funcionários caiu conforme o esperado? Você está atingindo um ROI de 7,5% na implementação?).
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Construindo sua equipe de auditoria – Quem deve compor sua equipe? Uma boa regra geral é escolher pessoas fora do escopo da auditoria. Engenheiros não devem auditar listas de materiais, mas o pessoal da área financeira tem conhecimento de relações complexas de dados e pode realizar a auditoria. Os auditores devem ser pessoas com capacidade de pensamento crítico e de identificar falhas na lógica. Eles também devem ser ágeis o suficiente para entender quando uma solução alternativa desenvolvida pelo usuário representa uma melhoria em relação ao fluxo de processos esperados.
A gerência também deve capacitar os auditores, dando a eles tempo, orçamento e autoridade alocados para que possam entrevistar usuários, revisar as configurações do sistema e relatar descobertas sem obstrução.
Relatar descobertas e impulsionar o acompanhamento – Uma auditoria de ERP só agrega valor se levar à ação. Classifique as descobertas por gravidade:
Problemas críticos (lacunas de segurança, violações de conformidade) exigem correções imediatas.
Problemas de média prioridade (ineficiências de processo) exigem correção programada.
Itens de baixa prioridade (atualizações de documentação) entram em seu backlog de melhoria contínua.